De basisbestanden spelen een centrale rol bij het gebruik van HandSoft. Deze beschrijving geeft een overzicht van de belangrijkste gegevensbestanden. U krijgt hiermee een indruk van de mogelijkheden van HandSoft. De inrichting van de basisbestanden in combinatie met de pakketinstellingen verzorgt de afstemming tussen HandSoft en uw eigen bedrijf.
Relatiebeheer
Markten worden dynamischer en veel bedrijven moeten zich steeds meer inspanningen om voldoende werk binnen te halen. Daarom wordt relatiebeheer steeds belangrijker. Het geeft de mogelijkheid gemakkelijker contacten te leggen en te onderhouden.
-
Het relatiebeheer van HandSoft bestaat uit een relatiebestand met de mogelijkheid bedrijfsinformatie over al uw relaties vast te leggen, deze te selecteren in verzichten en voor mailings.
-
Naast meerdere contactpersonen kunt u notities en acties ingeven.
-
Met één druk op de knop worden de relatiegegevens overgenomen in een Wordsjabloon of Word-mailing en kunt u direct vanuit de relatiekaart e-mailberichten verzenden of de website van uw relatie openen.
De aktielijst
In de aktielijst wordt bijgehouden wie, wanneer en waarom bij welke klant/project activiteiten moet uitvoeren. Daarmee is de aktielijst een elektronische to-do-list die vanuit verschillende gezichtspunten kan worden geraadpleegd. Door ook de afhandeling vast te leggen ontstaat een uitgebreide historie van alle activiteiten die zijn ondernomen. Zo kan bijvoorbeeld een verkoper in één oogopslag zien wat er speelt bij een bepaalde relatie. Door het toekennen van rubrieken kan de actielijst zeer divers worden toegepast voor bijvoorbeeld de registratie van in- en uitgaande post of voor de klachtenregistratie bij projecten etc.
Artikelbeheer
Begrotingen, nacalculaties en facturen kunnen niet nauwkeuriger zijn dan de informatie waarop ze zijn gebaseerd.
-
Probleemloos integreert HandSoft met de landelijke artikelportalen en de webshops van uw leveranciers. Daarnaast is het altijd mogelijk artikeldata te importeren voor lokaal gebruik.
-
Conditieafspraken worden automatisch in de artikelgevens verwerkt waarmee u altijd beschikt over actuele netto prijsinformatie.
-
'Artikelsynoniemen' koppelt dezelfde artikelen van verschillende leveranciers. Werkt u met eigen artikelcoderingen, dan kunt u deze in het artikelbestand invoeren en koppelen aan de artikelnummers van uw leveranciers. Op basis van de EAN-codering of het fabrikaatnummer kan HandSoft automatisch artikelsynoniemen aanmaken. Hiermee heeft u direct inzicht bij welke leveranciers het gewenste artikel te verkrijgen is en tegen welke prijsstelling.
Met HandSoft heeft u krachtig gereedschap voor het selecteren, sorteren en filteren in grote bestanden. Zo kunt u met filter op filter razendsnel zoeken in omvangrijke bestanden, zoals het artikelbestand.
Verkoopcondities
Maakt u met opdrachtgevers prijsafspraken voor kortingen of toeslagen op bepaalde artikelen of conditiegroepen? In HandSoft kunt u deze afspraken eenvoudig vastleggen zodat bij het factureren of calculeren automatisch de juiste prijs wordt meegenomen.
Naast relatie- en artikelbeheer spelen ook andere basisbestanden een belangrijke rol. Hierna worden enkele belangrijke toegelicht:
Materieeldossier
Het materieeldossier is bedoeld voor het gestructureerd vastleggen en snel opvragen van informatie over het in gebruik zijnde materieel en gereedschappen.
Personeeldossier
Het personeelsdossier is bedoeld voor het gestructureerd vastleggen en snel opvragen van personeelsinformatie.
Correspondentie
De correspondentie vormt het visitekaartje van uw bedrijf. Tevens is een goede archivering van groot belang.
HandSoft biedt al deze mogelijkheden, samen met het aanmaken van standaard brieven, rapporten en mailings. Met het presenteren van een voorcalculatie in de vorm van een offerte bespaart u veel tijd en worden fouten voorkomen. Daarnaast beschikt u met HandSoft over een uitgebreide bibliotheek met standaard teksten voor: calculatie, offerte, facturering, werkopdrachten etc.
