Aanvullende informatie over gegevensbescherming

Algemeen

Gilde Software B.V. hecht bijzonder veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Daarom verwerkt Gilde Software B.V. persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen en waarborgt het bedrijf zowel technisch als organisatorisch de naleving van de voorschriften inzake gegevensbescherming.

De volgende informatie geeft uitleg over de omgang met persoonsgegevens en de rechten van de betrokkenen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Informatie overeenkomstig artikel 13 (verzameling van gegevens rechtstreeks bij de betrokkene) en artikel 14 (verzameling van gegevens bij derden) van de AVG

Gilde Software B.V. verwerkt persoonsgegevens in verband met het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het aanbieden en gebruiken van de Gilde-producten en -diensten, de ondersteuning, de communicatie met klanten en zakenpartners, en in het kader van eigen arbeidsverhoudingen. Hiervoor gelden de onderstaande privacyverklaringen.

Afbakening van de verantwoordelijkheid: Deze informatie heeft uitsluitend betrekking op verwerkingen waarvoor Gilde Software B.V. zelf de doeleinden en wezenlijke middelen vaststelt. Voor zover klanten met Gilde Pro, Gilde Allround, Gilde in de Cloud, het Gilde HR-dossier, Gilde BI of gekoppelde modules met name klant-, leverancier-, project-, werknemers-, werktijd-, financiële, document- of analysegegevens voor eigen bedrijfsdoeleinden verwerken, is doorgaans de betreffende klant of werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en is Gilde Software B.V. – voor zover zij toegang heeft tot deze gegevens of deze host – de verwerker. In dat geval is de betreffende klant verantwoordelijk voor de informatieverstrekking overeenkomstig de artikelen 13 en 14 van de AVG. De eigen verwerkingsdoeleinden van Gilde Software B.V., met name contract- en licentiebeheer, facturering, eigen ondersteuningsadministratie en IT-beveiliging, worden in deze informatie beschreven. Het gebruik van klantgegevens voor eigen productontwikkeling, het trainen van modellen, reclame of andere eigen doeleinden zou afzonderlijk moeten worden beschreven en juridisch moeten worden gemotiveerd.

1. Gegevens over de verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de in deze informatie beschreven verwerkingen is:

Gilde Software B.V.
Impact 77
6921 RZ Duiven
Nederland
Telefoon: +31 316 345 050
E-mail: info@gildesoftware.nl
Website: www.gildesoftware.nl
Directie: Dr. André Rasquin, Christian Mieth

2. Gegevens over de functionaris voor gegevensbescherming

U kunt onze externe functionaris voor gegevensbescherming bereiken via:

Externe functionaris voor gegevensbescherming Benjamin Spallek
Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
D – 41460 Neuss
Duitsland
Telefoon: +49 2131 / 1091072
E-mail: info@gildesoftware.nl

3. Gegevens over de toezichthoudende autoriteit

De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor Gilde Software B.V. is:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Bezoekadres: Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag, Nederland
Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland
Telefoon: +31 88 1805 250
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

• Uitvoering van de overeenkomst en precontractuele maatregelen, art. 6, lid 1, onder b) AVG
  Wij verwerken klant- en persoonsgegevens, contact- en communicatiegegevens, offerte-, order- en contractgegevens, evenals licentie-, account-, factuur- en betalingsgegevens, voor zover dit nodig is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met de betrokkene. Bij overeenkomsten met rechtspersonen of ondernemingen baseren wij de verwerking van de gegevens van hun contactpersonen doorgaans op art. 6, lid 1, onder f) AVG.
• Bescherming van gerechtvaardigde belangen, art. 6, lid 1, onder f, AVG
  Wij verwerken persoonsgegevens om de IT-beveiliging en een betrouwbare IT-werking te waarborgen, voor het beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten, voor de afhandeling en documentatie van supportverzoeken, voor het onderhouden van contacten met klanten en zakenpartners, voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, en – met inachtneming van de overige wettelijke vereisten – voor direct marketing van onze eigen diensten. Hierbij kan het met name gaan om contact-, communicatie-, contract-, gebruikers-, apparaat-, gebruiks-, ticket- en loggegevens. Onze gerechtvaardigde belangen liggen in een veilige en goed functionerende dienst, een efficiënte klantenservice, het behoud van onze rechten en het promoten van onze eigen diensten. Vóór de verwerking toetsen en documenteren wij het concrete belang, de noodzaak en de afweging tegen de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkenen. Voor zover ondersteuning of onderhoud op afstand toegang tot productieve klantgegevens vereist, vindt deze toegang in principe plaats in het kader van de verwerking in opdracht en volgens de instructies van de klant.
• Toestemming, art. 6, lid 1, onder a) AVG
  Voor zover wij voor een bepaald doel toestemming vragen, verwerken wij de hiermee verzamelde gegevens uitsluitend in de beschreven omvang. Dit kan met name betrekking hebben op het ontvangen van een nieuwsbrief of uitdrukkelijk aangeboden optionele functies. De toestemming is vrijwillig en kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken.
• Naleving van wettelijke verplichtingen, art. 6, lid 1, onder c, AVG
  Wij verwerken persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen . Hieronder vallen met name Nederlandse verplichtingen op het gebied van handels-, belasting-, arbeids-, sociale zekerheids- en heffingsrecht. Het betreft met name contract-, factuur-, betalings-, boekhoud- en personeelsgegevens.
• Verwerking van gegevens van eigen werknemers
  Wij verwerken persoonsgegevens van onze eigen werknemers – afhankelijk van het betreffende doel – voor het aangaan, uitvoering en beëindiging van de arbeidsverhouding, ter nakoming van wettelijke verplichtingen of ter bescherming van concreet getoetste gerechtvaardigde belangen op grond van art. 6, lid 1, onder b, c of f AVG, alsmede de telkens toepasselijke Nederlandse arbeids- en sociale wetgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten. Voor gegevens over werktijden, afwezigheden, prestaties en andere werknemersgegevens worden het doel, de noodzaak, de toegangsrechten en de bewaartermijn vastgelegd in het verwijderings- en toegangsrechtenbeleid.
• Bijzondere categorieën persoonsgegevens
  Voor zover wij in het kader van onze eigen arbeidsverhoudingen met name gezondheidsgegevens verwerken, gebeurt dit ter uitoefening van arbeidsrechtelijke of sociaalrechtelijke rechten en ter nakoming van de desbetreffende verplichtingen op grond van artikel 9, lid 2, onder b), van de AVG of – bij arbeidsgeneeskundige verwerkingen – artikel 9, lid 2, onder h), van de AVG in combinatie met de desbetreffende nationale voorschriften. Andere bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken wij alleen indien er sprake is van een concreet genoemde uitzondering op grond van artikel 9, lid 2, AVG. Gezondheids-, ziekte- en andere gevoelige gegevens die klanten in het Gilde HR-dossier voor eigen doeleinden beheren, worden door Gilde Software B.V. doorgaans uitsluitend als verwerker verwerkt volgens de instructies van de betreffende klant.

5. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de betrokken groep personen, de contractuele relatie, het bedrijfsmodel en het gebruikte Gilde-product of de gebruikte Gilde-module verwerken wij de hieronder vermelde categorieën persoonsgegevens. Voor zover wij gegevens niet van de betrokkene zelf, maar van derden ontvangen, gelden aanvullend de bepalingen onder punt 6. Gegevens die een persoon zelf invoert of die technisch worden verzameld tijdens het gebruik, worden rechtstreeks bij de betrokkene verzameld in de zin van artikel 13 AVG.

• Stamgegevens van klanten, geïnteresseerden, leveranciers en personen
• Contact- en communicatiegegevens
• Offerte-, calculatie-, order- en contractgegevens
• CRM-, klantgeschiedenis-, afspraak- en notitiegegevens
• Project-, service-, onderhouds-, werkopdracht- en werkbongegevens
• Gegevens over planning, capaciteit, voortgang en sturing
• Gegevens over artikelen, materialen, inkoop, logistiek, voorraad en leveranciers
• Factuur-, betalings-, boekings-, aanmanings- en overige financiële gegevens
• Documenten, correspondentie, checklists, formulieren en overige inhoudsgegevens
• Gegevens over werknemers, gebruikers, rollen, machtigingen en accounts
• Werk-, reis-, ziekte-, afwezigheids- en vakantietijden
• HR-dossiergegevens, met name loongegevens, kwalificaties, gespreks- en contractdocumenten, evenals informatie over verstrekte arbeidsmiddelen
• bijzondere categorieën persoonsgegevens, met name gezondheidsgegevens, voor zover het HR-dossier hiervoor wordt gebruikt
• Kredietwaardigheidsinformatie, voor zover daadwerkelijk een kredietwaardigheidscontrole wordt uitgevoerd
• Gebruiks-, apparaat-, verbindings-, ticket-, toegangs- en beveiligingsloggegevens
• rapportage-, kengetallen-, analyse- en prognosegegevens, voor zover deze betrekking hebben op personen

6. Bronnen bij verzameling via derden overeenkomstig art. 14 AVG

Voor zover wij als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene verzamelen, ontvangen wij deze met name van klanten en werkgevers, distributie- en gespecialiseerde handelspartners, zakenpartners, gelieerde ondernemingen, kredietinformatiebureaus en – voor zover relevant – uit openbaar toegankelijke bedrijfs-, handels- en beroepsregisters of van openbaar toegankelijke bedrijfswebsites. Van klanten of werkgevers kunnen met name contact-, gebruikers-, werknemers-, project-, werktijd-, HR-, financiële, document- en analysegegevens afkomstig zijn; dit geldt echter alleen voor zover Gilde Software B.V. deze gegevens voor eigen doeleinden verwerkt. Indien de verwerking uitsluitend op instructie van de klant plaatsvindt, is de betreffende klant verantwoordelijk voor het informeren van de betrokken personen. Informatie op grond van art. 14 AVG verstrekken wij binnen een redelijke termijn, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de gegevens, bij eerdere contactopname uiterlijk bij de eerste communicatie en bij eerdere openbaarmaking uiterlijk op het moment van de eerste openbaarmaking. Wettelijke uitzonderingen op grond van art. 14, lid 5 AVG blijven onverminderd van kracht.

7. Ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonsgegevens

Bij Gilde Software B.V. krijgen alleen die personen en afdelingen toegang tot persoonsgegevens die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun rechtmatige taken. Indien externe dienstverleners die door ons zijn ingeschakeld persoonsgegevens ontvangen, nemen wij de nodige technische, organisatorische en contractuele maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerking in overeenstemming is met de voorschriften inzake gegevensbescherming en dat de rechten van de betrokkenen worden beschermd.

Persoonsgegevens worden, afhankelijk van het betreffende doel, met name verstrekt aan:

• ingeschakelde dienstverleners op het gebied van hosting, cloud, datacenters, IT, beveiliging, ondersteuning, ticketing en onderhoud op afstand
• aanbieders van e-mail-, communicatie-, nieuwsbrief- en documentendiensten, voor zover deze voor het betreffende doel worden ingezet
• gelieerde ondernemingen van de Craftview-groep, voor zover er een wettelijke grondslag bestaat
• door de klant geactiveerde interface-, platform- en integratiepartners
• betalingsdienstverleners en kredietinstellingen, post- en pakketdiensten, incassobureaus en juridische, fiscale en bedrijfsadviesbureaus
• Overheidsinstanties, rechtbanken en andere openbare instanties, voor zover er een wettelijke verplichting of bevoegdheid bestaat

Voor eigen personeelsgegevens komen bovendien met name dienstverleners op het gebied van salarisadministratie, sociale verzekeringen, pensioenen, bedrijfsgeneeskunde en bijscholing, evenals bevoegde autoriteiten en instanties in aanmerking als ontvangers.

De concreet ingeschakelde ontvangers, hun activiteiten, vestigingsplaats en rol op het gebied van gegevensbescherming moeten worden gespecificeerd aan de hand van de actuele lijst van dienstverleners, integratiepartners en onderaannemers: verwerkers ontvangen gegevens uitsluitend op basis van art. 28 AVG en binnen de gedocumenteerde instructies. Voor zover een door de klant zelf geactiveerde partner gegevens rechtstreeks ontvangt voor doeleinden van de klant, moet diens rol afzonderlijk worden vastgesteld en door de klant transparant worden gemaakt.

8. Doorgifte naar derde landen of internationale organisaties

Een doorgifte van persoonsgegevens aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) vindt alleen plaats voor zover dit daadwerkelijk voor de betreffende verwerking is voorzien. Indien er voor het betreffende derde land of de concrete ontvanger een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat, baseren wij de doorgifte op artikel 45 AVG. Dit geldt voor ontvangers in de VS alleen voor zover deze geldig zijn gecertificeerd volgens het EU-VS Data Privacy Framework. Anders maken wij met name gebruik van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie overeenkomstig artikel 46, lid 2, onder c), AVG en nemen wij, na een beoordeling van het beschermingsniveau, indien nodig aanvullende beschermingsmaatregelen. Een kopie van de relevante waarborgen of nadere informatie hierover kan worden aangevraagd via info@gildesoftware.nl.

9. Bewaartermijn of criteria voor het vaststellen van de bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als dit voor het betreffende doel noodzakelijk is of zolang er wettelijke bewaarplichten gelden. Daarbij gelden met name de volgende termijnen of criteria:

• Contract-, stam-, factuur-, betalings- en boekingsgegevens: voor de duur van de contractuele relatie en daarna in principe zeven jaar, voor zover deze deel uitmaken van de basisadministratie die volgens de Nederlandse belastingwetgeving moet worden bewaard; langere of kortere speciale termijnen blijven hierdoor onverlet.
• Nieuwsbrief- en reclamegegevens: totdat de toestemming wordt ingetrokken of totdat bezwaar wordt gemaakt tegen direct marketing; bovendien kunnen de benodigde bewijzen van blokkering worden bewaard om de intrekking of het bezwaar in acht te nemen.
• Eigen personeels- en HR-gegevens: 6 jaar.
• Gegevens die Gilde Software B.V. uitsluitend als verwerker verwerkt: volgens de gedocumenteerde instructies van de klant en de regels inzake verwijdering en teruggave zoals vastgelegd in de overeenkomst inzake gegevensverwerking in opdracht.

10. Rechten van de betrokkenen

• Recht op inzage, art. 15 AVG
  • Recht op rectificatie, art. 16 AVG
  • Recht op verwijdering, art. 17 AVG
  • Recht op beperking van de verwerking, art. 18 AVG
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid, art. 20 AVG

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u zich met name per e-mail wenden tot info@gildesoftware.nl of per post tot het in punt 1 genoemde adres. Voor zover Gilde Software B.V. gegevens uitsluitend als verwerker verwerkt, sturen wij het verzoek door naar de verantwoordelijke klant of ondersteunen wij deze overeenkomstig artikel 28, lid 3, onder e), van de AVG.

Speciale opmerking over het recht van bezwaar op grond van artikel 21 AVG
U hebt het recht om op grond van redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f), van de AVG. Wij verwerken de betreffende gegevens vervolgens niet meer, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient ter vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Indien persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kunt u te allen tijde en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen deze verwerking. Dit geldt ook voor daarmee samenhangende profilering. Na uw bezwaar worden de gegevens niet langer verwerkt voor direct marketing. U kunt uw bezwaar met name per e-mail richten aan info@gildesoftware.nl of per post naar het in punt 1 genoemde adres.

11. Herroepingsrecht bij toestemming

Een gegeven toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die tot het moment van intrekking op basis van de toestemming heeft plaatsgevonden. De intrekking kan met name per post worden ingediend op het in punt 1 genoemde adres, per e-mail aan info@gildesoftware.nl of – voor zover de toestemming via een applicatie of instelling is verleend – via de daar ter beschikking gestelde manier. De intrekking is net zo eenvoudig mogelijk als het verlenen van de toestemming.

12. Recht op klacht bij een toezichthoudende autoriteit

U hebt overeenkomstig artikel 77 van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, waar u werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. De contactgegevens van de voor Gilde Software B.V. bevoegde toezichthoudende autoriteit vindt u onder punt 3.

13. Verplichting tot het verstrekken van persoonsgegevens

Bij het verzamelen van gegevens geven wij aan welke gegevens wettelijk of contractueel verplicht zijn en welke gegevens vrijwillig zijn. Zonder de vereiste contract- en contactgegevens kan een overeenkomst mogelijk niet tot stand komen of worden uitgevoerd. Zonder wettelijk vereiste gegevens kunnen de daarmee samenhangende diensten of verplichtingen mogelijk niet worden nagekomen. Bij optionele machtigingen of modules leidt het niet verstrekken van gegevens in principe alleen ertoe dat de betreffende functie niet kan worden gebruikt. Voor zover een klant als verwerkingsverantwoordelijke verplichte velden of invoer in Gilde configureert, informeert de klant de betrokken personen over de noodzaak en de gevolgen van het niet verstrekken van gegevens.

14. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking – met inbegrip van profilering – en die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk benadeelt, vindt door Gilde Software B.V. niet plaats in het kader van de eigen verwerkingen zoals beschreven in deze informatie. De rapporten, kengetallen, analyses, prognoses en evaluaties die in Gilde BI en andere Gilde-modules worden aangeboden, vormen op zichzelf geen besluit van Gilde Software B.V. met betrekking tot de betrokken personen. Voor zover een klant dergelijke resultaten gebruikt voor eigen beslissingen of profilering, is de klant verantwoordelijk voor de toetsing aan artikel 22 AVG en de informatie overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder f), respectievelijk artikel 14, lid 2, onder g), AVG. Een andere eigen geautomatiseerde besluitvorming of eigen profilering zouden wij bij de betreffende verwerking afzonderlijk beschrijven.

Stand: augustus 2026