Informatie voor sollicitanten conform de AVG

Verklaring inzake gegevensbescherming

Informatie conform artikel 13 en 14 van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in het kader van sollicitatieprocedures

Hartelijk dank dat u interesse toont om voor ons bedrijf te komen werken. Gilde Software neemt gegevensbescherming zeer serieus. De bescherming en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens heeft voor ons een zeer hoge prioriteit. Hierna informeren wij u over de aard, omvang en doeleinden van de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens in verband met uw sollicitatie conform de AVG, de BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse federale wet betreffende gegevensbescherming) en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kan ik contact opnemen?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 van de AVG is

Gilde Software
Impact 60b, 6921 RZ Duiven, Nederland

Telefoon: +31 316 345 050
info@gildesoftware.nl
Website: www. gildesoftware.nl
Directeuren: Klaus Enke, Christian Mieth

Onze externe functionaris voor gegevensbescherming kunt u bereiken op:
Creditreform Compliance Services GmbH

Tel. +49 (0)2131 / 109 1089
Hammfelddamm 13; 41460 Neuss (Duitsland)

info@gildesoftware.nl

Via welke bronnen verzamelen wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens voor de sollicitatieprocedure uit verschillende bronnen om uw geschiktheid te bepalen.

  • Gegevens die u aan ons verstrekt: Wij verwerken allereerst de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt als onderdeel van de sollicitatieprocedure. Dit geldt met name voor uw sollicitatiedocumenten.
  • Via derden verzamelde gegevens: Ook verwerken wij – voor zover noodzakelijk – persoonsgegevens die wij van derden (bijv. een uitzendbureau) hebben ontvangen op een wijze die volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming is toegestaan.
  • Gegevens uit openbaar toegankelijke bronnen: Wij verwerken persoonsgegevens die wij op geoorloofde wijze hebben verkregen uit openbaar toegankelijke bronnen (bijvoorbeeld sociale netwerken of professionele netwerken) voor zover dit noodzakelijk is om tijdens de sollicitatieprocedure uw geschiktheid voor het vervullen van de openstaande functie vast te stellen.

Welke gegevens of categorieën van gegevens zullen wij verwerken?

In het kader van de sollicitatieprocedure verwerken wij uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om uw geschiktheid voor het vervullen van de openstaande functie vast te stellen. Deze gegevensverwerking kan onder meer betrekking hebben op de volgende gegevens of categorieën van gegevens:

  • Persoonsgegevens en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer, huisadres, geboortedatum, nationaal identificatienummer, geslacht, burgerlijke staat en nationaliteit
  • Gegevens over opleiding, prestaties en uw arbeidsverleden, zoals gegevens over school- en universiteitsdiploma’s, beroepservaring en -competenties en prestatiebeoordelingen
  • Andere sollicitatiedocumenten die u ons verstrekt, zoals sollicitatiebrieven, referenties, cv’s, rijbewijs, pasfoto’s of andere informatie, bijvoorbeeld verwijzingen naar hobby’s of vrijwilligerswerk
  • Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Als u in uw sollicitatiedocumenten informatie verstrekt die bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevat (bijv. informatie over uw burgerlijke staat waaruit conclusies kunnen worden getrokken over uw seksuele geaardheid; informatie over uw gezondheid; toevoeging van een foto waaruit conclusies kunnen worden getrokken over uw etnische afkomst en, indien van toepassing, uw gezichtsvermogen en/of religie), zullen wij ook dergelijke gegevens alleen verwerken voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens alleen in het kader van de sollicitatieprocedure voor zover een toepasselijke wettelijke bepaling dit toestaat, dat wil zeggen op basis van de bepalingen van de AVG, de BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse federale wet betreffende gegevensbescherming) en andere toepasselijke wettelijke bepalingen, zoals de BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz, Duitse wet op de organisatie van de ondernemingen). Daarbij baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens onder meer op de volgende rechtsgronden:

  • Voor de beslissing over het al dan niet aangaan van een arbeidsverhouding (artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG)
  • Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c) van de AVG)
  • Op basis van uw toestemming (artikel 6, lid 1), onder a) van de AVG)
  • Voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG)

Aan welke afdelingen worden mijn gegevens doorgegeven?

Binnen het bedrijf worden uw gegevens alleen verstrekt aan de afdelingen die de voorbereiding en uitvoering van de sollicitatieprocedure voor hun rekening nemen. Dit zijn de medewerkers van de HR-afdeling en de afdelingen waarop de vacature ingevuld moet worden. Bovendien doen wij in individuele gevallen een beroep op dienstverleners die namens ons en volgens onze instructies gegevens verwerken voor de bovengenoemde doeleinden. Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan externe ontvangers die deze gegevens namens ons verwerken, zullen wij er contractueel voor zorgen dat uw gegevens worden doorgegeven, beschermd en verwerkt conform alle geldende voorschriften inzake gegevensbescherming.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke voorschriften, in het bijzonder artikel 17 van de AVG.

  • Opslag tijdens de sollicitatieprocedure: Voor zover noodzakelijk bewaren wij uw gegevens voor de duur van de sollicitatieprocedure.
  • Als we een arbeidsverhouding met u aangaan: Als wij na de sollicitatieprocedure een arbeidsverhouding met u besluiten aan te gaan, dan voegen wij uw gegevens toe aan een zogenaamd personeelsdossier. Wij bewaren deze gegevens vervolgens zolang de wet dit vereist.
  • Als uw sollicitatie wordt afgewezen: Als er geen arbeidsverhouding tussen ons en u tot stand komt, dan eindigt de sollicitatieprocedure met de ontvangst van een afwijzing. In het kader van § 61, lid 1 van de ArbGG (Arbeitsgerichtsgesetz, Duitse wet op de rechterlijke bevoegdheid in arbeidszaken) junctis § 15 van de AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, Duitse algemene wet inzake gelijke behandeling) behouden wij ons het recht voor de gegevens tot zes maanden na afwijzing te bewaren.
  • Opslag op basis van gerechtvaardigde belangen: Onder bepaalde omstandigheden bewaren wij uw gegevens ook gedurende de wettelijke verjaringstermijn overeenkomstig §§ 195 en volgende van het BGB (Bürgerliche Gesetzbuch, Duits burgerlijk wetboek).

Worden gegevens aan een derde land of aan een internationale organisatie doorgegeven?

Bij de inzet van dienstverleners en het doorgeven van gegevens aan derden met uw toestemming (= goedkeuring) kunnen persoonsgegevens doorgegeven worden aan ontvangers in landen buiten de Europese Unie (“EU”), IJsland, Liechtenstein en Noorwegen (= Europese Economische Ruimte) en aldaar worden verwerkt. Dit betreft met name de VS. De volgende landen worden door de EU geacht een passend beschermingsniveau te hebben voor de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de EU-normen (het zogenoemde adequaatheidsbesluit): Andorra, Argentinië, Canada (beperkt), Faeröer, Guernsey, Israël, Isle of Man, Japan, Jersey, Nieuw-Zeeland, Zwitserland, Uruguay. Met ontvangers in andere landen komen wij de toepasbaarheid van de standaardcontractbepalingen van de EU, bindende bedrijfsvoorschriften of andere toegestane mechanismen overeen om een “passend beschermingsniveau” te bieden in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Via bovengenoemde contactgegevens kunt u een verzoek om nadere informatie indienen, die wij natuurlijk graag verstrekken.

Welke rechten heb ik als betrokkene?

Elke betrokkene heeft het recht op inzage conform artikel 15 van de AVG, het recht op rectificatie conform artikel 16 van de AVG, het recht op wissing conform artikel 17 van de AVG, het recht op beperking van de verwerking conform artikel 18 van de AVG en het recht op overdraagbaarheid van gegevens conform artikel 20 van de AVG. Met betrekking tot het recht op inzage en het recht op wissing zijn de beperkingen volgens §§ 34 en 35 van de BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse federale wet betreffende gegevensbescherming) van toepassing.

Recht op bezwaar: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken.

Recht op intrekking: Indien wij de gegevensverwerking baseren op uw toestemming (conform artikel 6, lid 1, onder a) en artikel 9, lid 2, onder a) van de AVG), hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst in te trekken. Dit geldt ook wanneer het gaat om bijzondere categorieën van persoonsgegevens. De rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens tot het tijdstip van intrekking blijft hierdoor onaangetast.

Bovendien hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (artikel 77 van de AVG junctis artikel 19 van de BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse federale wet betreffende gegevensbescherming).

De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming is:

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Bezoekadres

Autoriteit Persoonsgegevens
Hoge Nieuwstraat 8
2514 EL Den Haag

Postadres

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Telefoon en fax

Tel: 070-8888 500
Fax: 070-8888 501 Op dit moment zijn wij helaas niet per fax bereikbaar. Er wordt gewerkt aan een oplossing.

Ben ik verplicht om bepaalde gegevens te verstrekken?

Om te kunnen besluiten of wij een arbeidsverhouding met u willen aangaan, hebben wij bovengenoemde persoonsgegevens nodig. Zonder deze gegevens kunnen wij de sollicitatieprocedure helaas niet uitvoeren. Er is echter geen sprake van een wettelijke verplichting om deze gegevens in het kader van de sollicitatieprocedure aan ons te verstrekken.