Verdere verklaringen inzake gegevensbescherming

in het bijzonder conform artikel 13 van de AVG

I. Algemeen
Bij Gilde Software heeft de bescherming van persoonsgegevens bijzonder grote prioriteit. Daarom verwerkt Gilde Software persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen en zorgt het bedrijf voor technische en organisatorische naleving van de gegevensbeschermingsvereisten.
De volgende informatie geeft een overzicht van de omgang met gegevens en de rechten van betrokkenen die voortvloeien uit de Europese algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG) die per 25-5-2018 van kracht is.

Informatie overeenkomstig artikel 13 (gegevensverzameling rechtstreeks bij de betrokkene) en artikel 14 (gegevensverzameling bij derden) van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Persoonsgegevens worden verzameld in verband met het verlenen van onze diensten en in het kader van de daartoe noodzakelijke arbeidsverhoudingen. Neem hieromtrent de volgende verklaring inzake gegevensbescherming in acht:

1. Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:
De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverzameling is:

Gilde Software
Impact 60b, 6921 RZ Duiven, Nederland

Telefoon: +31 316 345 050
info@gildesoftware.nl
Website: www. gildesoftware.nl
Directeuren: Klaus Enke, Christian Mieth

2. Gegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
Onze externe functionaris voor gegevensbescherming is te bereiken op:

Externe functionaris voor gegevensbescherming Benjamin Spallek
Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
D – 41460 Neuss (Duitsland)
Tel.: +49 (0)2131 / 1091072
E-mail: info@gildesoftware.nl

3. Gegevens van de toezichthoudende autoriteit

De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming is:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Bezoekadres

Autoriteit Persoonsgegevens
Hoge Nieuwstraat 8
2514 EL Den Haag

Postadres

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Telefoon en fax

Tel: 070-8888 500
Fax: 070-8888 501 Op dit moment zijn wij helaas niet per fax bereikbaar. Er wordt gewerkt aan een oplossing.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Rechtsgronden voor de gegevensverwerking zijn:
• Verwerking voor de uitvoering van met Gilde Software gesloten contracten conform artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG
Als persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor de uitvoering van precontractuele maatregelen of op basis van een contract, dan worden deze gegevens gebruikt voor het sluiten van het contract, de uitvoering van de contractuele relatie en, indien van toepassing, de beëindiging ervan. Dit omvat bijvoorbeeld ook gegevensverwerking in het kader van arbeidsverhoudingen conform § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse federale wet betreffende gegevensbescherming).

  • Verwerking voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen conform artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG
    Het kan voorkomen dat gegevens verwerkt worden om de gerechtvaardigde bedrijfsbelangen van Gilde Software of, indien van toepassing, de gerechtvaardigde bedrijfsbelangen van derden te beschermen. Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om de IT-veiligheid en IT-operaties te waarborgen, om adresgegevens van klanten en contractuele partners bij te werken, om strafbare feiten/”administratieve” overtredingen te voorkomen en op te helderen, om huisrechten te beschermen, om onze klanten een postcontractuele dienst te kunnen aanbieden of ten behoeve van direct marketing onder onze eigen klanten als aan verdere voorwaarden wordt voldaan.
  • Verwerking op basis van toestemming, artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG
    Voor zover de betrokkene toestemming heeft gegeven aan Gilde Software om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden, kunnen deze persoonsgegevens rechtmatig gebruikt worden in overeenstemming met de reikwijdte van de toestemming.
  • Verwerking voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, artikel 6, lid 1, onder c) van de AVG
    Gegevensverwerking kan tot slot noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, met name bewaarplichten volgens het Handelsgesetzbuch (Duits wetboek van koophandel en de Abgabenordnung (Duits belastingwetboek).
  • Wanneer wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, zijn artikel 9, lid 2 en 4 van de AVG evt. junctis § 22 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse federale wet betreffende gegevensbescherming) daar de rechtsgrond voor.

5. Gegevenscategorieën die wij bij derden verzamelen

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens die wij van derden ontvangen:

  • Contactgegevens van belangstellenden (naam, adres, e-mail, telefoon)
  • Kredietwaardigheidsinformatie

6. Bronnen (derden) waarvan we de persoonsgegevens verkrijgen

Gilde Software verwerkt persoonsgegevens voor zover deze gegevens door de betrokkenen zelf (bijv. klanten, medewerkers) of eventueel door derden zijn verstrekt of doorgegeven.
Voor zover Gilde Software persoonsgegevens van derden ontvangt, zijn deze met name afkomstig van de volgende instanties:

  • Economische inlichtingenbureaus
  • Handelsagenten (gespecialiseerde handelspartners)
  • Zakelijke partners in het kader van de uitvoering van contractuele diensten

7. Ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens

Bij Gilde Software krijgen de personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de gerechtvaardigde uitvoering van taken toegang tot de persoonsgegevens. Als externe dienstverleners de opdracht krijgen om voor deze doeleinden persoonsgegevens te ontvangen, zorgen wij ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen en dat de noodzakelijke overeenkomsten worden gesloten. Op deze manier wordt de verwerking uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming en de bescherming van de rechten van de betrokkene wordt gewaarborgd.

Wij kunnen persoonsgegevens eventueel doorgeven aan:

  • Externe dienstverleners (IT-dienstverleners, loonlijstdienstverleners)
    • Zakelijke partners voor wie de doorgifte van gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van taken en/of de levering van onze diensten (zoals betalingsdienstaanbieders/bankinstellingen, post-/pakketdiensten, eventpartners)
    • Incassobureaus om schulden te innen
    • Autoriteiten en bedrijven in het kader van actualiseringen of om te voldoen aan wettelijke kennisgevingsplichten (bijvoorbeeld sociale-verzekeringsinstellingen, financiële autoriteiten, politie en het Openbaar Ministerie, toezichthoudende autoriteiten, verkeersbureaus)
    • Andere derden voor wie de betrokkenen toestemming hebben gegeven voor de doorgifte van gegevens of voor wie er een wettelijke bevoegdheid is om gegevens door te geven (bijv. advocatuur, curator)

Voor het gedeelte personeelsgegevens, aanvullend bijv. ook:

  • Beroepsorganisaties
    • Verantwoordelijke kamers (IHK, Kamer van Koophandel en Industrie)
    • Samenwerkingspartners op het gebied van opleiding
    • Bedrijfsgeneeskundige diensten
    • Instellingen voor training/bijscholing

8. Voornemen tot doorgifte aan een derde land of aan een internationale organisatie

Bij de inzet van dienstverleners en het doorgeven van gegevens aan derden met uw toestemming (= goedkeuring) kunnen persoonsgegevens doorgegeven worden aan ontvangers in landen buiten de Europese Unie (“EU”), IJsland, Liechtenstein en Noorwegen (= Europese Economische Ruimte) en aldaar worden verwerkt. Dit betreft met name de VS. De volgende landen worden door de EU geacht een passend beschermingsniveau te hebben voor de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de EU-normen (het zogenoemde adequaatheidsbesluit): Andorra, Argentinië, Canada (beperkt), Faeröer, Guernsey, Israël, Isle of Man, Japan, Jersey, Nieuw-Zeeland, Zwitserland, Uruguay. Met ontvangers in andere landen komen wij de toepasbaarheid van de standaardcontractbepalingen van de EU, bindende bedrijfsvoorschriften of andere toegestane mechanismen overeen om een “passend beschermingsniveau” te bieden in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Via bovengenoemde contactgegevens kunt u een verzoek om nadere informatie indienen, die wij natuurlijk graag verstrekken.

9. Duur van de opslag of criteria ter bepaling van de duur

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan op grond van de toepasselijke rechtsgrond is toegestaan. Met name worden persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om de contractuele doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld te verwezenlijken, zo lang als verdere bewaring ervan nodig is om te voldoen aan bewaarplichten of voor een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang, of totdat de betrokkene de toestemming waarop de verwerking was gebaseerd, intrekt.

10. Rechten van de betrokkene

U hebt de volgende rechten wanneer uw persoonsgegevens worden verzameld:

  • Recht op inzage, artikel 15 van de AVG: Overeenkomstig artikel 15, lid 1,van de AVG heeft de betrokkene het recht om bevestiging te krijgen of hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Als dit het geval is, dan heeft hij/zij ook het recht op toegang tot deze persoonsgegevens en op verdere informatie conform artikel 15, lid 1, onder a) tot h) van de AVG.
    • Recht op rectificatie, artikel 16 van de AVG: Als de persoonsgegevens onnauwkeurig of rekening houdend met de doeleinden van de verwerking onvolledig zijn, dan heeft de betrokkene krachtens artikel 16 van de AVG het recht rectificatie of vervollediging van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen.
    • Recht op wissing, artikel 17 van de AVG: Volgens artikel 17, lid 1 van de AVG heeft de betrokkene recht op wissing van persoonsgegevens als de verwerking van persoonsgegevens onwettig is om één van de in deze bepaling genoemde redenen. De betrokkene kan niet vragen om wissing als verdere verwerking noodzakelijk is in de gevallen beschreven in artikel 17, lid 3 van de AVG, bijv. voor het nakomen van wettelijke verplichtingen.
    • Recht op beperking van de verwerking, artikel 18 van de AVG: Onder de voorwaarden van artikel 18, lid 1, onder a) tot d) van de AVG heeft de betrokkene de mogelijkheid te verzoeken om beperking van de verwerking (blokkering).
    • Een recht op overdraagbaarheid van gegevens conform artikel 20 van de AVG: de betrokkene heeft het recht om hun persoonsgegevens, die hij/zij zelf aan Gilde Software heeft verstrekt en die door Gilde Software op basis van toestemming of een contract automatisch worden verwerkt, in een gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen. Dit recht is onder meer afhankelijk van wat al dan niet technisch haalbaar is.
  • Recht op bezwaar, artikel 21 van de AVG: de betrokkene heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens op basis van een belangenafweging (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG), met inachtneming van de vereisten van artikel 21 van de AVG.
    Als het bezwaar is gericht tegen direct marketing, dan vindt er geen gegevensverwerking meer plaats. In andere gevallen mag de verwerking ondanks het bezwaar alleen dan voortgezet worden als dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

11. Recht op intrekking van toestemming

Bovendien kan elke gegeven toestemming te allen tijde en zonder opgaaf van redenen gewijzigd of ingetrokken worden met werking voor de toekomst. Het intrekken laat de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.
U kunt de intrekking per post sturen naar het volgende adres: Otto-Vesper-Straße 6, 49078 Osnabrück (Duitsland). U kunt hiervoor ook een e-mail (info@gildesoftware.nl) sturen naar Gilde Software. Buiten de basistarieven zijn er geen verdere kosten van toepassing.

12. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De contactgegevens van de voor ons verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit vindt u onder punt 3.

13. Verplicht ter beschikking stellen van persoonsgegevens

Een verplichting om bepaalde persoonsgegevens ter beschikking te stellen vloeit voort uit de gesloten of te sluiten contracten voor zover de uitvoering van het contract niet kan plaatsvinden zonder de verstrekking van de gegevens. Bovendien moeten mogelijk wettelijke verplichtingen in acht genomen worden die ons verplichten bepaalde gegevens te verzamelen/verwerken.
In het geval van gegevens die vereist zijn bij een contract, kan het contract niet worden gesloten als de betreffende gegevens ontbreken.
Als gegevens verstrekt moeten worden vanwege wettelijke verplichtingen, dan kan de desbetreffende dienst niet geleverd worden zonder het ter beschikking stellen van de gegevens.

Als onderdeel van uw sollicitatie moet u de persoonsgegevens verstrekken die nodig zijn voor de sollicitatieprocedure en de geschiktheidsbeoordeling. Zonder deze gegevens kunnen wij de sollicitatieprocedure niet uitvoeren en geen beslissing nemen over het al dan niet aangaan van een arbeidsverhouding.

14. Geautomatiseerde besluitvorming of profilering

Een geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22 van de AVG bedoelde profilering vindt bij Gilde Software niet plaats.