Als ondernemer krijg je vroeg of laat te maken met de vraag hoe lang moet je boekhouding bewaren. Het antwoord is belangrijker dan je denkt. Niet alleen vanwege de regels van de Belastingdienst, maar ook om overzicht, veiligheid en controle over je administratie te behouden. In deze blog gaan we dieper in op welke termijnen gelden, wat je precies moet bewaren en hoe je dit eenvoudig automatiseert met behulp van het boekhouding systeem van Gilde.
Hoe lang moet je boekhouding
bewaren als ondernemer?
Waarom bewaartermijnen belangrijk zijn
Bewaartermijnen zijn wettelijk vastgelegd en worden streng gecontroleerd door de Belastingdienst. Bij een controle moet je op verzoek je volledige administratie kunnen laten zien. Daarnaast is het voor je eigen bedrijfsvoering belangrijk om documenten overzichtelijk en veilig te bewaren. Denk aan het kunnen terugvinden van facturen, jaarrekeningen of contracten wanneer je ze onverwacht nodig hebt. Goed georganiseerde archieven geven rust en besparen tijd.
Wat valt er onder de boekhouding
De boekhouding omvat meer dan alleen je verkoop- en inkoopfacturen. Alles wat relevant is voor je financiële administratie moet bewaard worden. Denk aan bankafschriften, kassabonnen, urenregistraties, contracten, e-mails over zakelijke afspraken en kilometerregistraties. Zowel digitale als papieren documenten vallen hieronder. Zolang het leesbaar en controleerbaar blijft, mag je de administratie digitaal opslaan.
Wettelijke bewaartermijnen per document
In Nederland geldt voor ondernemers een standaard bewaartermijn van zeven jaar. Deze termijn is van toepassing op onder andere facturen, aangiften, grootboeken, loonadministratie en correspondentie over zakelijke transacties. Voor bepaalde gegevens over onroerend goed of elektronische diensten aan het buitenland geldt een bewaartermijn van tien jaar.
Een beknopt
overzicht:
Met een overzichtelijke structuur voorkom je dat je documenten te lang of juist te kort bewaart.
Hoe bewaar je je boekhouding veilig en overzichtelijk
Je boekhouding bewaren kan op papier, maar digitaal archiveren is efficiënter, veiliger en sneller doorzoekbaar. Zorg dat je een vaste structuur hanteert, bijvoorbeeld op jaar en documenttype. Maak back-ups en sla bestanden op in een beveiligde cloud omgeving of via een betrouwbaar boekhouding systeem.
Met het boekhouding systeem van Gilde heb je altijd inzicht in je administratie en weet je zeker dat je voldoet aan alle wettelijke eisen. De software automatiseert het bewaren van je documenten en zorgt dat alle financiële gegevens overzichtelijk en veilig worden opgeslagen. Denk aan automatische koppelingen met je verkoopadministratie, btw-aangifte en herinnerings beheer. Zo kun je met één klik de juiste documenten terugvinden, zelfs jaren later.
Wat zijn de risico’s als je administratie niet op orde is
Als je boekhouding niet op orde is, loop je risico bij een controle. De Belastingdienst kan boetes of naheffingen opleggen als je bepaalde documenten niet kunt overleggen. Ook intern loop je risico’s. Je hebt minder grip op je marges, mist strategisch inzicht en kunt lastiger onderbouwen waar bepaalde kosten vandaan komen. Een goed gestructureerde boekhouding is niet alleen verplicht, het is ook essentieel voor gezonde bedrijfsvoering.
Conclusie
De vraag hoe lang je de boekhouding moet bewaren verdient serieuze aandacht. De wettelijke termijn is zeven jaar, met enkele uitzonderingen van tien jaar. Door slim gebruik te maken van digitale oplossingen zoals het boekhouding systeem van Gilde houd je grip op je administratie, voldoe je aan alle regels en bespaar je kostbare tijd.
Krijg gratis advies!
Overtuig uzelf en laat u adviseren over onze software
Dit is GILDE
De branchesoftware van GILDE ondersteunt gebruikers bij kantoororganisatie en operationele controle, maar ook bij ontwerp, presentatie en productie.
Contact & Ondersteuning
Wij zijn er voor u!
Dit zijn onze contactmogelijkheden